(1) Die Landespolizeidirektionen und der Bundesminister für Inneres sind als gemeinsam Verantwortliche gemäß Art. 4 Z 7 in Verbindung mit Art. 26 Abs. 1 DSGVO ermächtigt, die von ihnen ermittelten Informationen zum Verfahrensstand (Verfahrensdaten), insbesondere über Anträge, Entscheidungen, Rechtsmittel, Zurückschiebungen, Zurückweisungen und strafbare Handlungen, gemeinsam in der Art zu verarbeiten, dass jeder Verantwortliche auch auf jene Daten in der Datenverarbeitung Zugriff hat, die dieser von den anderen Verantwortlichen zur Verfügung gestellt wurden (Zentrale Verfahrensdatei).
(2) Die Erfüllung von Auskunfts-, Informations-, Berichtigungs-, Löschungs- und sonstigen Pflichten nach den Bestimmungen der DSGVO gegenüber dem Betroffenen obliegt jedem Verantwortlichen nur hinsichtlich jener Daten, die im Zusammenhang mit den von ihm geführten Verfahren oder den von ihm gesetzten Maßnahmen verarbeitet werden. Nimmt ein Betroffener unter Nachweis seiner Identität ein Recht nach der DSGVO gegenüber einem gemäß dem ersten Satz unzuständigen Verantwortlichen wahr, ist er an den zuständigen Verantwortlichen zu verweisen.
(3) Der Bundesminister für Inneres übt zudem die Funktion des Auftragsverarbeiters gemäß Art. 4 Z 8 in Verbindung mit Art. 28 Abs. 1 DSGVO aus. Er ist in dieser Funktion verpflichtet, die Datenschutzpflichten gemäß Art. 28 Abs. 3 lit. a bis h DSGVO wahrzunehmen. Zudem ist er berechtigt, weitere Auftragsverarbeiter in Anspruch zu nehmen.
(4) Die Landespolizeidirektionen und der Bundesminister für Inneres sind ermächtigt, von den Behörden nach dem NAG, vom Bundesamt und vom Bundesverwaltungsgericht verarbeitete Verfahrensdaten zu ermitteln, wenn dies zur Erfüllung ihrer Aufgaben unbedingt erforderlich ist.
(5) Abfragen aus der Zentralen Verfahrensdatei sind nur zulässig, wenn der Fremde zumindest nach dem Namen, einer ihm zugeordneten Zahl oder einem Papillarlinienabdruck bestimmt wird. Soweit nicht ein Papillarlinienabdruck als Auswahlkriterium verwendet wird, dürfen Papillarlinienabdrücke und die Unterschrift nur beauskunftet werden, wenn dies eine notwendige Voraussetzung für die Erfüllung einer behördlichen Aufgabe darstellt.
(6) Für in der Zentralen Verfahrensdatei verarbeitete personenbezogene Daten gilt § 98 Abs. 6. Löschungspflichten nach anderen bundes- oder landesgesetzlichen Vorschriften bleiben unberührt.
(7) Protokolldaten über tatsächlich durchgeführte Verarbeitungsvorgänge, wie insbesondere Änderungen, Abfragen und Übermittlungen, sind drei Jahre lang aufzubewahren.
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