§ 5 HS-WV Laufende Gebarung und Führung von Büchern

Hochschülerinnen- und Hochschülerschaftswirtschaftsverordnung

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Aktuelle Fassung

In Kraft vom 26.06.2025 bis 31.12.9999

(1)Absatz eins,Insbesondere gelten folgende Anforderungen für die Ordnungsmäßigkeit der laufenden Buchführung:
1.Ziffer einsEine erfolgte Eintragung oder Aufzeichnung darf nachträglich nicht verändert werden. Für jede Korrektur ist ein gesonderter Beleg auszustellen.
2.Ziffer 2Vermerke und Abkürzungen auf Belegen müssen allgemein verständlich und leserlich sein.
3.Ziffer 3Die Belegorganisation ist so zu gestalten, dass zu jeder Buchung der zugehörige Beleg und zu jedem Beleg die jeweilige Buchung in angemessener Zeit aufgefunden werden kann.
4.Ziffer 4Jedenfalls zu wählende Unterteilungen der Belegarten sind:
a)Litera aExterne Belege:
–StrichaufzählungEingangsrechnungen
–StrichaufzählungDurchschriften von Ausgangsrechnungen
–StrichaufzählungKontoauszüge
–StrichaufzählungÜberweisungsbestätigungen
–StrichaufzählungQuittungen
b)Litera bInterne Belege:
–StrichaufzählungBuchungsanweisungen
–StrichaufzählungEigenbelege
5.Ziffer 5Die Belege sind nach Belegarten zu ordnen (z. B.: Kassabelege, Eingangsrechnungen, Durchschriften von Ausgangsrechnungen, Bankbelege, Lohnbelege, Buchungsanweisungen, etc.).
6.Ziffer 6Die Belege sind je nach Belegart lückenlos durchzunummerieren.
7.Ziffer 7Die Ablage hat je Belegart gesondert sowie in zeitlicher Reihenfolge („chronologisch“) zu erfolgen.
8.Ziffer 8Jedenfalls zu erfüllende Anforderungen an die Belegverarbeitung sind:
a)Litera aJeder Beleg hat folgende Vermerke zu enthalten:
–StrichaufzählungEingangsvermerk (Datum des Belegeinganges)
–StrichaufzählungBelegkontrolle (Abzeichnung des Beleges auf inhaltliche und formale Richtigkeit)
–StrichaufzählungBelegsymbol (Zuordnung zu Belegart)
–StrichaufzählungVorkontierung (die zu bebuchenden Konten)
–StrichaufzählungBuchungsvermerk (Zeichen, dass der Beleg verbucht wurde)
b)Litera bDer Beleg hat klar und deutlich den Zweck des Geschäftsfalles zu zeigen. Sollte der ursprüngliche Belegtext für diesen Zweck nicht ausreichen, sind zusätzliche Vermerke am Beleg anzubringen.
(2)Absatz 2,Hochschülerinnen- und Hochschülerschaften mit mehr als 2.500 ordentlichen Mitgliedern haben ihre Bücher entsprechend den Grundsätzen einer doppelten Buchhaltung zu führen (§ 41 Abs. 4 HSG 2014) und jährlich einen Jahresabschluss zu erstellen. Hochschülerinnen- und Hochschülerschaften mit bis zu 2.500 ordentlichen Mitgliedern können ihre Bücher vereinfacht als Überschussrechnung (Einnahmen-Ausgaben-Rechnung) gemäß den abgabenrechtlichen Normen führen (§ 41 Abs. 4 HSG 2014). Es wird allerdings auch diesen Hochschülerinnen- und Hochschülerschaften die Anwendung einer doppelten Buchhaltung empfohlen.Hochschülerinnen- und Hochschülerschaften mit mehr als 2.500 ordentlichen Mitgliedern haben ihre Bücher entsprechend den Grundsätzen einer doppelten Buchhaltung zu führen (Paragraph 41, Absatz 4, HSG 2014) und jährlich einen Jahresabschluss zu erstellen. Hochschülerinnen- und Hochschülerschaften mit bis zu 2.500 ordentlichen Mitgliedern können ihre Bücher vereinfacht als Überschussrechnung (Einnahmen-Ausgaben-Rechnung) gemäß den abgabenrechtlichen Normen führen (Paragraph 41, Absatz 4, HSG 2014). Es wird allerdings auch diesen Hochschülerinnen- und Hochschülerschaften die Anwendung einer doppelten Buchhaltung empfohlen.
(1)Absatz eins,Alle Vorgänge der Gebarung sind ordnungsgemäß und vollständig im Rahmen einer ordnungsgemäßen Buchführung zu dokumentieren. Sie hat den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB im unternehmensrechtlichen Sinn) zu entsprechen.
(2)Absatz 2,Hochschülerinnen- und Hochschülerschaften haben ihre Bücher entsprechend den Grundsätzen einer doppelten Buchhaltung zu führen (§ 41 Abs. 4 HSG 2014) und jährlich einen Jahresabschluss zu erstellen.Hochschülerinnen- und Hochschülerschaften haben ihre Bücher entsprechend den Grundsätzen einer doppelten Buchhaltung zu führen (Paragraph 41, Absatz 4, HSG 2014) und jährlich einen Jahresabschluss zu erstellen.
(3)Absatz 3,~~Bei einer doppelten Buchhaltung~~Es sind jedenfalls folgende Bücher zu führen:
1. 1.Ziffer einsdas Journal (Grundbuch, enthält alle Buchungen in chronologischer Reihenfolge),
2. 2.Ziffer 2das Hauptbuch (Summe aller Buchhaltungskonten, enthält alle Buchungen systematisch gegliedert) und
3. 3.Ziffer 3die Neben- oder Hilfsbücher (Anlagenverzeichnis, Inventarverzeichnis, Kassabuch, Kunden- und Lieferantenbuch).
(4)Absatz 4,Güter des Anlagevermögens (im Sinne des § 226 UGB) sind in das Anlageverzeichnis aufzunehmen. Güter sind bis zu ihrem Ausscheiden im Verzeichnis zu belassen. Der Bestand der tatsächlich vorhandenen Güter ist regelmäßig auf Übereinstimmung mit dem Verzeichnis zu überprüfen (Anlageninventur). Das Anlageverzeichnis hat pro Gegenstand jedenfalls folgende Informationen zu enthalten:Güter des Anlagevermögens (im Sinne des Paragraph 226, UGB) sind in das Anlageverzeichnis aufzunehmen. Güter sind bis zu ihrem Ausscheiden im Verzeichnis zu belassen. Der Bestand der tatsächlich vorhandenen Güter ist regelmäßig auf Übereinstimmung mit dem Verzeichnis zu überprüfen (Anlageninventur). Das Anlageverzeichnis hat pro Gegenstand jedenfalls folgende Informationen zu enthalten:
1.Ziffer einsInventarnummer (Diese fortlaufende Nummer der vorhandenen Gegenstände ist auch auf den Gegenständen selbst anzubringen),
2.Ziffer 2Art des Gegenstandes (Bezeichnung),
3.Ziffer 3Name und Anschrift der Lieferantin oder des Lieferanten,
4.Ziffer 4Datum der Anschaffung,
5.Ziffer 5Belegart und Belegnummer,
6.Ziffer 6Anschaffungswert,
7.Ziffer 7Buchwert zu Beginn der Wirtschaftsjahres,
8.Ziffer 8Abschreibungssatz, Nutzungsdauer sowie Restnutzungsdauer,
9.Ziffer 9kumulierte Abschreibung zu Beginn und am Ende des Wirtschaftsjahres und
10.Ziffer 10Buchwert am Ende des Wirtschaftsjahres.
(4)Absatz 4,Für die Güter des Anlagevermögens (im Sinne des § 226 UGB) ist ein Anlagespiegel zu erstellen. Der Bestand der tatsächlich vorhandenen Güter ist regelmäßig auf Übereinstimmung mit dem Verzeichnis zu überprüfen (Anlageninventur).Für die Güter des Anlagevermögens (im Sinne des Paragraph 226, UGB) ist ein Anlagespiegel zu erstellen. Der Bestand der tatsächlich vorhandenen Güter ist regelmäßig auf Übereinstimmung mit dem Verzeichnis zu überprüfen (Anlageninventur).
(5)Absatz 5,Die Eintragungen in den Büchern haben vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet zu erfolgen. Zeitgerecht bedeutet, dass Eintragungen in das Kassabuch nach Möglichkeit täglich zu erfolgen haben. Die Buchungen laufender Geschäftsfälle sollen nach Möglichkeit wöchentlich, spätestens jedoch zu Beginn des Folgemonats durchgeführt werden. Auf die abgabenrechtlichen Fristsetzungen ist Bedacht zu nehmen.
(6)Absatz 6,Grundlage jedes Geschäftsfalles ist ein Beleg. Die Anforderungen an einen ordnungsgemäßen Beleg ergeben sich aus der allgemeinen wirtschaftlichen Praxis und den abgabenrechtlichen Normen.
(7)Absatz 7,Jeder Geschäftsfall ist einzeln in den Büchern zu erfassen (Saldierungsverbot).
(8)Absatz 8,Die Führung der Bücher hat durch qualifizierte Personen zu erfolgen. Die Führung der Bücher kann – so wie die Erstellung des Jahresabschlusses – einer dritten qualifizierten Person übertragen werden (z. B. der Steuerberaterin oder dem Steuerberater oder der gewerblichen Buchhalterin oder dem gewerblichen Buchhalter). Die Verantwortlichkeit der Organe bleibt bestehen. Die oder der Vorsitzende der Hochschülerinnen- und Hochschülerschaft hat die qualifizierte Person für Kontrollzwecke durch die Bundesministerin oder den Bundesminister oder der Kontrollkommission von der Verschwiegenheitspflicht zu entbinden.
(59)Absatz 59,Die Ableitung des Jahresabschlusses hat richtig und vollständig aus der laufenden Buchführung zu erfolgen.
(6)Absatz 6,Erfolgt die Führung der Aufzeichnungen in Form einer Überschussrechnung, so sind ergänzend das vorhandene Vermögen und die bestehenden Verbindlichkeiten zum Abschlussstichtag gemäß § 41 Abs. 4 HSG 2014 darzustellen. Es ist jedenfalls ein Inventarverzeichnis zu führen.Erfolgt die Führung der Aufzeichnungen in Form einer Überschussrechnung, so sind ergänzend das vorhandene Vermögen und die bestehenden Verbindlichkeiten zum Abschlussstichtag gemäß Paragraph 41, Absatz 4, HSG 2014 darzustellen. Es ist jedenfalls ein Inventarverzeichnis zu führen.
(10)Absatz 10,Bei sämtlichen Geschäftsfällen, insbesondere der Freigabe von Belegen und Zahlungen, sowie der Abgabe von rechtsgültigen Erklärungen über den Abschluss von Rechtsgeschäften, ist das Vieraugenprinzip einzuhalten.
(11)Absatz 11,Die Einhaltung der Bestimmungen des § 42 HSG 2014 für bestimmte Geschäftsfälle und Wertgrenzen ist sicherzustellen. Zur Beurteilung des Überschreitens von Beschlussgrenzen gilt eine wirtschaftliche Betrachtungsweise. Bei dieser ist zu beurteilen, ob Geschäftsfälle wirtschaftlich als eine Einheit zu betrachten sind.Die Einhaltung der Bestimmungen des Paragraph 42, HSG 2014 für bestimmte Geschäftsfälle und Wertgrenzen ist sicherzustellen. Zur Beurteilung des Überschreitens von Beschlussgrenzen gilt eine wirtschaftliche Betrachtungsweise. Bei dieser ist zu beurteilen, ob Geschäftsfälle wirtschaftlich als eine Einheit zu betrachten sind.
(12)Absatz 12,Die Organisation der geschäftlichen Abläufe (Bestellprozess, Angebotslegungen, Rechnungsfreigaben, etc.) hat eine der Größe der Organisation angemessene Kontrolle („Internes Kontrollsystem“) vorzusehen.

Stand vor dem 25.06.2025

In Kraft vom 01.07.2017 bis 25.06.2025

(1)Absatz eins,Insbesondere gelten folgende Anforderungen für die Ordnungsmäßigkeit der laufenden Buchführung:
1.Ziffer einsEine erfolgte Eintragung oder Aufzeichnung darf nachträglich nicht verändert werden. Für jede Korrektur ist ein gesonderter Beleg auszustellen.
2.Ziffer 2Vermerke und Abkürzungen auf Belegen müssen allgemein verständlich und leserlich sein.
3.Ziffer 3Die Belegorganisation ist so zu gestalten, dass zu jeder Buchung der zugehörige Beleg und zu jedem Beleg die jeweilige Buchung in angemessener Zeit aufgefunden werden kann.
4.Ziffer 4Jedenfalls zu wählende Unterteilungen der Belegarten sind:
a)Litera aExterne Belege:
–StrichaufzählungEingangsrechnungen
–StrichaufzählungDurchschriften von Ausgangsrechnungen
–StrichaufzählungKontoauszüge
–StrichaufzählungÜberweisungsbestätigungen
–StrichaufzählungQuittungen
b)Litera bInterne Belege:
–StrichaufzählungBuchungsanweisungen
–StrichaufzählungEigenbelege
5.Ziffer 5Die Belege sind nach Belegarten zu ordnen (z. B.: Kassabelege, Eingangsrechnungen, Durchschriften von Ausgangsrechnungen, Bankbelege, Lohnbelege, Buchungsanweisungen, etc.).
6.Ziffer 6Die Belege sind je nach Belegart lückenlos durchzunummerieren.
7.Ziffer 7Die Ablage hat je Belegart gesondert sowie in zeitlicher Reihenfolge („chronologisch“) zu erfolgen.
8.Ziffer 8Jedenfalls zu erfüllende Anforderungen an die Belegverarbeitung sind:
a)Litera aJeder Beleg hat folgende Vermerke zu enthalten:
–StrichaufzählungEingangsvermerk (Datum des Belegeinganges)
–StrichaufzählungBelegkontrolle (Abzeichnung des Beleges auf inhaltliche und formale Richtigkeit)
–StrichaufzählungBelegsymbol (Zuordnung zu Belegart)
–StrichaufzählungVorkontierung (die zu bebuchenden Konten)
–StrichaufzählungBuchungsvermerk (Zeichen, dass der Beleg verbucht wurde)
b)Litera bDer Beleg hat klar und deutlich den Zweck des Geschäftsfalles zu zeigen. Sollte der ursprüngliche Belegtext für diesen Zweck nicht ausreichen, sind zusätzliche Vermerke am Beleg anzubringen.
(2)Absatz 2,Hochschülerinnen- und Hochschülerschaften mit mehr als 2.500 ordentlichen Mitgliedern haben ihre Bücher entsprechend den Grundsätzen einer doppelten Buchhaltung zu führen (§ 41 Abs. 4 HSG 2014) und jährlich einen Jahresabschluss zu erstellen. Hochschülerinnen- und Hochschülerschaften mit bis zu 2.500 ordentlichen Mitgliedern können ihre Bücher vereinfacht als Überschussrechnung (Einnahmen-Ausgaben-Rechnung) gemäß den abgabenrechtlichen Normen führen (§ 41 Abs. 4 HSG 2014). Es wird allerdings auch diesen Hochschülerinnen- und Hochschülerschaften die Anwendung einer doppelten Buchhaltung empfohlen.Hochschülerinnen- und Hochschülerschaften mit mehr als 2.500 ordentlichen Mitgliedern haben ihre Bücher entsprechend den Grundsätzen einer doppelten Buchhaltung zu führen (Paragraph 41, Absatz 4, HSG 2014) und jährlich einen Jahresabschluss zu erstellen. Hochschülerinnen- und Hochschülerschaften mit bis zu 2.500 ordentlichen Mitgliedern können ihre Bücher vereinfacht als Überschussrechnung (Einnahmen-Ausgaben-Rechnung) gemäß den abgabenrechtlichen Normen führen (Paragraph 41, Absatz 4, HSG 2014). Es wird allerdings auch diesen Hochschülerinnen- und Hochschülerschaften die Anwendung einer doppelten Buchhaltung empfohlen.
(1)Absatz eins,Alle Vorgänge der Gebarung sind ordnungsgemäß und vollständig im Rahmen einer ordnungsgemäßen Buchführung zu dokumentieren. Sie hat den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB im unternehmensrechtlichen Sinn) zu entsprechen.
(2)Absatz 2,Hochschülerinnen- und Hochschülerschaften haben ihre Bücher entsprechend den Grundsätzen einer doppelten Buchhaltung zu führen (§ 41 Abs. 4 HSG 2014) und jährlich einen Jahresabschluss zu erstellen.Hochschülerinnen- und Hochschülerschaften haben ihre Bücher entsprechend den Grundsätzen einer doppelten Buchhaltung zu führen (Paragraph 41, Absatz 4, HSG 2014) und jährlich einen Jahresabschluss zu erstellen.
(3)Absatz 3,~~Bei einer doppelten Buchhaltung~~Es sind jedenfalls folgende Bücher zu führen:
1. 1.Ziffer einsdas Journal (Grundbuch, enthält alle Buchungen in chronologischer Reihenfolge),
2. 2.Ziffer 2das Hauptbuch (Summe aller Buchhaltungskonten, enthält alle Buchungen systematisch gegliedert) und
3. 3.Ziffer 3die Neben- oder Hilfsbücher (Anlagenverzeichnis, Inventarverzeichnis, Kassabuch, Kunden- und Lieferantenbuch).
(4)Absatz 4,Güter des Anlagevermögens (im Sinne des § 226 UGB) sind in das Anlageverzeichnis aufzunehmen. Güter sind bis zu ihrem Ausscheiden im Verzeichnis zu belassen. Der Bestand der tatsächlich vorhandenen Güter ist regelmäßig auf Übereinstimmung mit dem Verzeichnis zu überprüfen (Anlageninventur). Das Anlageverzeichnis hat pro Gegenstand jedenfalls folgende Informationen zu enthalten:Güter des Anlagevermögens (im Sinne des Paragraph 226, UGB) sind in das Anlageverzeichnis aufzunehmen. Güter sind bis zu ihrem Ausscheiden im Verzeichnis zu belassen. Der Bestand der tatsächlich vorhandenen Güter ist regelmäßig auf Übereinstimmung mit dem Verzeichnis zu überprüfen (Anlageninventur). Das Anlageverzeichnis hat pro Gegenstand jedenfalls folgende Informationen zu enthalten:
1.Ziffer einsInventarnummer (Diese fortlaufende Nummer der vorhandenen Gegenstände ist auch auf den Gegenständen selbst anzubringen),
2.Ziffer 2Art des Gegenstandes (Bezeichnung),
3.Ziffer 3Name und Anschrift der Lieferantin oder des Lieferanten,
4.Ziffer 4Datum der Anschaffung,
5.Ziffer 5Belegart und Belegnummer,
6.Ziffer 6Anschaffungswert,
7.Ziffer 7Buchwert zu Beginn der Wirtschaftsjahres,
8.Ziffer 8Abschreibungssatz, Nutzungsdauer sowie Restnutzungsdauer,
9.Ziffer 9kumulierte Abschreibung zu Beginn und am Ende des Wirtschaftsjahres und
10.Ziffer 10Buchwert am Ende des Wirtschaftsjahres.
(4)Absatz 4,Für die Güter des Anlagevermögens (im Sinne des § 226 UGB) ist ein Anlagespiegel zu erstellen. Der Bestand der tatsächlich vorhandenen Güter ist regelmäßig auf Übereinstimmung mit dem Verzeichnis zu überprüfen (Anlageninventur).Für die Güter des Anlagevermögens (im Sinne des Paragraph 226, UGB) ist ein Anlagespiegel zu erstellen. Der Bestand der tatsächlich vorhandenen Güter ist regelmäßig auf Übereinstimmung mit dem Verzeichnis zu überprüfen (Anlageninventur).
(5)Absatz 5,Die Eintragungen in den Büchern haben vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet zu erfolgen. Zeitgerecht bedeutet, dass Eintragungen in das Kassabuch nach Möglichkeit täglich zu erfolgen haben. Die Buchungen laufender Geschäftsfälle sollen nach Möglichkeit wöchentlich, spätestens jedoch zu Beginn des Folgemonats durchgeführt werden. Auf die abgabenrechtlichen Fristsetzungen ist Bedacht zu nehmen.
(6)Absatz 6,Grundlage jedes Geschäftsfalles ist ein Beleg. Die Anforderungen an einen ordnungsgemäßen Beleg ergeben sich aus der allgemeinen wirtschaftlichen Praxis und den abgabenrechtlichen Normen.
(7)Absatz 7,Jeder Geschäftsfall ist einzeln in den Büchern zu erfassen (Saldierungsverbot).
(8)Absatz 8,Die Führung der Bücher hat durch qualifizierte Personen zu erfolgen. Die Führung der Bücher kann – so wie die Erstellung des Jahresabschlusses – einer dritten qualifizierten Person übertragen werden (z. B. der Steuerberaterin oder dem Steuerberater oder der gewerblichen Buchhalterin oder dem gewerblichen Buchhalter). Die Verantwortlichkeit der Organe bleibt bestehen. Die oder der Vorsitzende der Hochschülerinnen- und Hochschülerschaft hat die qualifizierte Person für Kontrollzwecke durch die Bundesministerin oder den Bundesminister oder der Kontrollkommission von der Verschwiegenheitspflicht zu entbinden.
(59)Absatz 59,Die Ableitung des Jahresabschlusses hat richtig und vollständig aus der laufenden Buchführung zu erfolgen.
(6)Absatz 6,Erfolgt die Führung der Aufzeichnungen in Form einer Überschussrechnung, so sind ergänzend das vorhandene Vermögen und die bestehenden Verbindlichkeiten zum Abschlussstichtag gemäß § 41 Abs. 4 HSG 2014 darzustellen. Es ist jedenfalls ein Inventarverzeichnis zu führen.Erfolgt die Führung der Aufzeichnungen in Form einer Überschussrechnung, so sind ergänzend das vorhandene Vermögen und die bestehenden Verbindlichkeiten zum Abschlussstichtag gemäß Paragraph 41, Absatz 4, HSG 2014 darzustellen. Es ist jedenfalls ein Inventarverzeichnis zu führen.
(10)Absatz 10,Bei sämtlichen Geschäftsfällen, insbesondere der Freigabe von Belegen und Zahlungen, sowie der Abgabe von rechtsgültigen Erklärungen über den Abschluss von Rechtsgeschäften, ist das Vieraugenprinzip einzuhalten.
(11)Absatz 11,Die Einhaltung der Bestimmungen des § 42 HSG 2014 für bestimmte Geschäftsfälle und Wertgrenzen ist sicherzustellen. Zur Beurteilung des Überschreitens von Beschlussgrenzen gilt eine wirtschaftliche Betrachtungsweise. Bei dieser ist zu beurteilen, ob Geschäftsfälle wirtschaftlich als eine Einheit zu betrachten sind.Die Einhaltung der Bestimmungen des Paragraph 42, HSG 2014 für bestimmte Geschäftsfälle und Wertgrenzen ist sicherzustellen. Zur Beurteilung des Überschreitens von Beschlussgrenzen gilt eine wirtschaftliche Betrachtungsweise. Bei dieser ist zu beurteilen, ob Geschäftsfälle wirtschaftlich als eine Einheit zu betrachten sind.
(12)Absatz 12,Die Organisation der geschäftlichen Abläufe (Bestellprozess, Angebotslegungen, Rechnungsfreigaben, etc.) hat eine der Größe der Organisation angemessene Kontrolle („Internes Kontrollsystem“) vorzusehen.

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