(1) Jeder Beschluss der Hauptversammlung bedarf zu seiner Gültigkeit der Beurkundung durch eine über die Verhandlung von einem Notar aufgenommene Niederschrift (§ 87 NO).

(2) Die Niederschrift ist gemäß der Notariatsordnung abzufassen; es sind insbesondere der Ort und der Tag der Verhandlung, der Name des Notars sowie die Art und das Ergebnis der Abstimmung und die Feststellung des Vorsitzenden über die Beschlussfassung anzugeben.

(3) Der Niederschrift sind anzuschließen:

1. das Verzeichnis der Teilnehmer (§ 117);    

2. ein Verzeichnis derjenigen Personen, die im Weg der Fernabstimmung (§ 126) oder der Abstimmung per Brief (§ 127) an der Willensbildung mitgewirkt haben;    

3. ie Belege über die ordnungsgemäße Einberufung; diese können auch unter Angabe ihres Inhalts in der Niederschrift angeführt werden.

(4) Unverzüglich nach der Versammlung hat der Vorstand eine öffentlich beglaubigte Abschrift der Niederschrift zum Firmenbuch einzureichen.